Area Gestionale

La qualificazione del sistema di manutenzione – stato di fatto e prospettive

I recenti fatti di cronaca evidenziano sempre più come le manutenzioni costituiscano un valore nelle aspettative di chi utilizza infrastrutture e beni immobiliari. La consapevolezza e la verifica periodica di questo valore rientrano nella catena di responsabilità che le organizzazioni proprietarie, concessionarie e/o di gestione, hanno preposto a garantire la qualità e la durevolezza di questi beni strumentali. E’ dunque questa la ragione per cui vi è una importate evoluzione dei sistemi di gestione delle manutenzioni, a partire dalla Norma UNI 11414 “Manutenzione – Linee guida per la qualificazione del sistema di manutenzione” e della Norma UNI 11420 “Manutenzione – Qualifica del personale di manutenzione”. Completa il quadro la Norma UNI 15341 che fornisce gli indicatori utili a misurare le prestazioni dei sistemi di gestione delle manutenzioni. Tali indicatori riguardano aspetti economici, aspetti tecnici e aspetti organizzativi.

In questa sede, non intendiamo addentrarci a descrivere tale corpo normativo, facilmente scaricabile, pur a pagamento, dal sito dell’UNI, quanto, alla luce delle nostre esperienze professionali dirette, fotografare lo stato dell’arte di quanto stiamo riscontrando sul campo e quali sono le prospettive che immaginiamo possano assumere un ruolo importante nell’evoluzione del sistema.

LO STATO DI FATTO
Il sistema manutentivo si basa innanzitutto sulla costruzione di una buona anagrafica e di fascicoli dei fabbricati completi ed esaustivi. In secondo luogo, occorre personale qualificato e ben formato. In terzo luogo, occorre un piano di manutenzione ed un piano di misura delle prestazioni, attraverso un registro degli interventi e dei guasti. Questi tre elementi di sintesi evidenziano come la componente documentale assuma un ruolo sempre più rilevante e complesso da gestire. Ma tutto ciò è pienamente operativo? Quanto sono diffuse le buone pratiche nella nostra società? Quale è il peso economico di una gestione completamente organizzata e documentata delle manutenzioni?
Per cercare di fornire una risposta alle questioni sollevate, non possiamo che fare riferimento alle nostre esperienze professionali, incentrate su patrimoni immobiliari privati, grandi complessi condominiali o di supercondomini, alcune property di società immobiliari, strutture sanitarie e ospedaliere, edifici pubblici anche scolastici. Il tutto nell’area metropolitana milanese e zone limitrofe.
Il riscontro di quanto ci capita di osservare è un progressivo sviluppo delle anagrafiche relative alle strutture gestionali più organizzate (grossi patrimoni immobiliari pubblici o privati riferiti a imprese), attraverso anche la digitalizzazione dei documenti di riferimento tecnici e di certificazione/autorizzazione. Inoltre, sempre più spesso nell’affidamento dei servizi manutentivi in ambito pubblico, prevalentemente ospedaliero, vengono richiesti piani di qualità e procedure, almeno sulla carta, codificate. Tali aspetti, di anagrafica digitale e piani qualità, sembrano procedere più velocemente in alcuni ambiti rispetto ad altri. Infine, l’attività di monitoraggio continuo dei risultati e dunque degli indicatori di prestazione, risulta essere oggi allo stato embrionale, molte volte per debolezza strutturale delle organizzazioni proprietarie o committenti.
Vi sono dunque alcuni fattori che rendono difficile un sensibile miglioramento del sistema. Innanzitutto, la volontà di considerare la spesa storica per manutenzioni un totem da spolpare progressivamente, secondo aspettative di efficientamento della spesa, rappresenta un errore di prospettiva. Non è vero che la costruzione di un sistema documentale completo ed efficace può avvenire in una logica di riduzione della spesa, ma invece deve avvenire soprattutto in una logica di diminuzione del rischio. Il secondo fattore critico è rappresentato dallo scarso interesse dei gestori a documentare le attività reali, con l’obiettivo di ricavare marginalità che non sono “superflue”, ma “essenziali”, alla luce dei ribassi a cui essi stessi sono costretti per vincere le gare. Il terzo fattore critico, a nostro avviso, è rappresentato dalla carenza dei metodi di selezione delle priorità, della definizione delle gerarchie dei rischi e delle risposte necessarie.
Tali aspetti vengono ad oggi quasi sempre ignorati ed essendo quindi i committenti in permanente carenza di risorse, la corretta valutazione dei rischi e la metodologia per definire le priorità, rappresentano una procedura indispensabile per definire correttamente i livelli attesi del servizio.

LE PROSPETTIVE
Oggi dunque sembra che la priorità sia costruire il fascicolo del fabbricato e l’anagrafe informatica. La prospettiva è invece definire la metodologia per valutare i rischi e le priorità di intervento. Le tecniche di risk assessment assumeranno infatti in un prossimo futuro il ruolo di monitor operativo indispensabile per risposte efficaci e motivate. Questo secondo attributo, la motivazione, costituisce il filo conduttore di ogni scelta che, insieme alle responsabilità, potranno costituire il motore per lo sviluppo innovativo ed efficace del sistema. Le nostre competenze potranno sostenere gli staff direzionali in questa attività.

LA QUALIFICA DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLE MANUTENZIONI
Nell’ambito delle certificazioni collegate ai sistemi gestionali ISO 9001:2015 è attuabile la possibilità di qualificare una organizzazione alle normative UNI citate inizialmente. Tale qualifica interessa innanzitutto le grandi proprietà pubbliche e private a capitale diffuso. Secondariamente i gestori property ed i gestori facility possono avere l’interesse a qualificarsi. Delle due possibilità precedenti, è opinione di chi scrive che il principale interesse alla qualifica risieda negli organi amministrativi property che devono rispondere agli azionisti o ad un interesse pubblico.

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