Area Gestionale

Un modello di Studio di Ingegneria a servizio delle imprese: continuità e integrazione del servizio

Sketch of piping design mixed with industrial equipment photo

Gli anni della crisi hanno indotto gli ingegneri ad ampie riflessioni. A fronte della necessità di ridurre i costi di gestione per essere più competitivi sul mercato, a volte è stata operata una destrutturazione delle attività, con parcellizzazioni estreme delle competenze e perdita di integrazione dei servizi, mentre in pochi casi si è assistito alla sopravvivenza di grandi società di ingegneria che, in compenso, non si adattano ad una risposta flessibile sul mercato. Oggi più che mai, dunque, è utile riflettere su un modello che consenta l’integrazione di diversi servizi, introducendo delle linee guida che evidenzino i valori che, a nostro avviso, nel loro insieme, forniscano una risposta equilibrata e flessibile a misura di studio professionale.

Ci sono alcuni punti che risultano ineludibili:

  • La centralità del cliente: l’acquisizione di rapporti continuativi è indispensabile alla corretta pianificazione dello studio.
  • Separazione tra consulenza e servizi: occorre rendere evidenti su piani comunicativi differenziati il ruolo di affiancamento ed assistenza alle figure direzionali del cliente, rispetto ai servizi tecnici pratici che devono essere svolti per lo sviluppo delle iniziative del cliente stesso.
  • Integrazione verticale ed orizzontale: capacità di rendere rapida ed efficace la risposta tecnica dal cliente al professionista ed ai collaboratori, integrazione gestionale amministrativa strutturata con ufficio amministrativo clienti e consulenti interni.
  • Modello per commesse: all’interno di contratti quadro, modello gestionale gestito per commesse, con centri di costo monitorati con continuità e condivisione con i consulenti interni dei rischi legati ai tempi di svolgimento delle commesse.
  • Linee di risposta interne: è indispensabile rispondere internamente per una quota rilevante dei fabbisogni manifestati dal cliente. L’ausilio dell’outsourcing non può che essere ricondotto ad un fatto occasionale. A questo scopo è indispensabile definire compiutamente il perimetro delle competenze da soddisfare e renderlo evidente ai clienti. La presente scelta, all’apparenza un limite, in realtà costituisce la prova provata dell’integrazione dei servizi, come strumento essenziale di vendita in fase di sviluppo. L’elemento di novità rispetto al tradizionale schema legato a lavoratori dipendenti dello studio è la costruzione di un modello interno di consulenza, legato alla definizione di contratti quadro con professionisti, lettere di incarico per ogni commessa, procedure codificate, sistemi collaudati, condivisi in specifici momenti di approfondimento. Le regole sono lo scheletro portante dell’identità del team di lavoro, unitamente alle competenze ed alle esperienze. La fidelizzazione del team di lavoro dipende dal livello di condivisione delle regole, dalla trasparenza dei flussi informativi interni anche in tema di rapporti economici e finanziari, la formazione continua con riconoscibilità delle qualifiche individuali.
  • Controllo flussi finanziari a fronte di obiettivi e regole economiche chiaramente stabilite.
  • Identità e politica di comunicazione dello studio: l’approccio metodologico dell’attività diviene uno strumento di garanzia che, unito alle referenze dei lavori svolti e del portfolio clienti, costituisce l’identità percepita indispensabile all’acquisizione di nuovi clienti.
  • Consolidamento e sviluppo: gli strumenti di comunicazione per consolidare i rapporti e quelli per sviluppare l’attività.

I temi evidenziati in precedenza devono essere sviluppati in maniera organica, operando in modo armonico ed equilibrato, ponendo particolare attenzione ai disequilibri che possono generarsi tra i vari fattori in campo.

E’ a nostro avviso indispensabile strutturare il modello di gestione secondo le logiche della ISO EN 9001:2015, che introduce nuovi concetti di contesto aziendale e analisi dei rischi.

L’effetto dell’incertezza di un determinato risultato ed il concetto di risk-based thinking, è considerato nel Sistema di Gestione per la Qualità dello studio di Ingegneria.

Lo Studio considera tale concetto implicito e lo incorpora nei requisiti per stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente il Sistema di Gestione per la Qualità.

Lo studio pertanto stabilisce per ogni processo i livelli di rischio in termini di abilità dell’organizzazione nel raggiungere gli obiettivi fissati e le conseguenze sui processi, servizi e non conformità di sistema.

Per lo studio “Risk-based thinking” significa considerare il rischio qualitativamente e dipendente dal contesto qualitativo dell’organizzazione, valutando tutti gli stakeholder (clienti, fornitori, consulenti, ecc.). Sono pertanto definiti il rigore ed il grado di formalità necessario per pianificare e controllare il Sistema di Gestione per la Qualità, così come i suoi processi e attività.

Tutto ciò avviene mettendo nero su bianco il modello, ma non trasformandolo in un elemento rigido perpetuo, ma gestendo i momenti di verifica e di adattamento al mutare delle condizioni endogene e di contesto.

Possono dunque essere definite due aree di gestione, quella libera e meno codificata di ricerca e sviluppo affidata ai titolari dello studio e/o i referenti commerciali, e quella codificata dal sistema qualità legata alla gestione operativa dell’attività.

In questa logica, il sistema gestionale, costituito dalle azioni che ogni soggetto (cliente, amministratore, consulente) svolge per tracciare l’attività secondo lo scheletro della procedura, può avvenire attraverso l’utilizzo di un sistema informatico su piattaforma web.

gestionale

In particolare, il nostro sistema consente:

  • di sviluppare le offerte ed i preventivi, rendendoli disponibili ai clienti;
  • di registrare e documentare le commesse ed i piani di fatturazione rendendole disponibili ai clienti ed ai consulenti;
  • di registrare le giornate di lavoro e le spese dei consulenti a fronte dei budget assegnati in fase di apertura delle commesse;
  • di gestire amministrativamente le commesse, con le fatturazioni e le registrazioni dei pagamenti;

Il sistema, pertanto, essendo utilizzato contemporaneamente da amministrazione, commerciale, consulenti e clienti, consente di favorire quel legame ideale e funzionale utile alla voluta integrazione orizzontale e verticale precedentemente enunciata.

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Il presente articolo affronta il tema per le sole vie brevi. E’ possibile usufruire della nostra consulenza per la costruzione di un sistema gestionale adattato alle specifiche esigenze e opportunamente certificato.

 

 

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